Poradnik - KSeF
Awaria KSeF a termin faktury: co zrobić w pierwsze 30 minut
System nie przyjmuje faktur, klient dzwoni, a termin biegnie. Poniżej kolejność działań, która chroni biuro: co zrobić, co zapisać i kiedy wolno wystawić fakturę poza systemem.
1. Sprawdź, czy to awaria po stronie systemu
Zanim zaczniesz zmieniać cokolwiek u siebie, ustal źródło. Trzy miejsca, w kolejności: komunikat w programie, status systemu u dostawcy, kanał komunikatów Ministerstwa. To zajmuje 4 minuty i decyduje o wszystkim, co zrobisz dalej.
Najczęstszy komunikat, który księgowe zgłaszają jako awarię, a który awarią nie jest:
[DO UZUPELNIENIA] wklej prawdziwy komunikat z systemu, bez parafrazy
[DO UZUPELNIENIA] jedno zdanie wyjaśniające, co ten kod naprawdę oznacza.
2. Zabezpiecz dowód niedostępności
Jeśli później ktoś zapyta, dlaczego faktura ma datę z opóźnieniem, liczy się to, co zapisałeś w momencie zdarzenia, a nie to, co pamiętasz miesiąc później.
Zapisz to zanim zrobisz cokolwiek innego
- Zrzut ekranu z komunikatem, godzina widoczna na ekranie
- Numer błędu i identyfikator sesji, jeśli program go pokazuje
- Wpis w rejestrze awarii: data, godzina od-do, których klientów dotyczy
- Nazwa i wersja programu, z którego próbowałeś wysłać
3. Ustal, który tryb Cię obowiązuje
[DO UZUPELNIENIA] opis trybów: awaria po stronie systemu, niedostępność, tryb offline. Każdy tryb ma inny termin dosłania.
| Sytuacja | Data wystawienia | Termin dosłania |
|---|---|---|
| Awaria ogłoszona przez system | [DO UZUPELNIENIA] | [DO UZUPELNIENIA] |
| Niedostępność bez ogłoszenia | [DO UZUPELNIENIA] | [DO UZUPELNIENIA] |
| Awaria po Twojej stronie | [DO UZUPELNIENIA] | [DO UZUPELNIENIA] |
Czego nie robić
- Nie wystawiaj duplikatów numeracji, żeby obejść błąd
- Nie zmieniaj daty sprzedaży, żeby zmieścić się w terminie
- Nie kasuj nieudanych prób z logu programu
Te 14 kroków masz w jednej kartce A4. Za darmo.
Pobierz checklistę4. Powiadom klienta jednym mailem
Jeden mail, wysłany od razu, oszczędza dziesięć telefonów. Struktura, która działa: co się stało, co to znaczy dla klienta, co robisz, kiedy odezwiesz się ponownie.
[DO UZUPELNIENIA] gotowa treść maila do klienta, 4 zdania.
5. Doślij fakturę po powrocie systemu
[DO UZUPELNIENIA] opis procedury dosłania: kolejność, na co uważać przy numeracji, jak potwierdzić przyjęcie.
- [DO UZUPELNIENIA]
- [DO UZUPELNIENIA]
- [DO UZUPELNIENIA]